Kleine Geschenke an den Einkäufer oder ausgeplauderte Geschäftsgeheimnisse? Nicht immer geht es bei Compliance um schlagzeilenträchtige Verstöße wie Insiderhandel durch Banken-Kontrolleure oder Manipulationen in der Autoindustrie. Die häufigsten Gründe für interne Ermittlungen sind Vermögensdelikte und Verstöße gegen Compliance-Regelungen. Doch auch diese Fehltritte können einen massiven wirtschaftlichen Schaden nach sich ziehen und das Image eines Unternehmens nachhaltig beeinträchtigen. Nicht zu vergessen drohende Schadensersatzansprüche und Haftungsfragen, wenn im Vorfeld kein entsprechendes Regelwerk eingeführt wurde. Ein Thema, um das sich in der Praxis meist HR zu kümmern hat.

Die Qualität interner Untersuchungen entscheidet über den Erfolg von Compliance

Compliance basiert auf den Säulen Risikovermeidung (möglichst breite Mitarbeiterschulung z.B. über E-Learning), Risikofrüherkennung (was tun bei Verdacht von Verstößen; Hinweisgebersystem; interne Untersuchung) und Reaktion (Sanktionen; Prozessoptimierung). Der Schlüssel zum Erfolg sind die ersten beiden Säulen, die immer wieder durch Schulungsprogramme nachjustiert werden müssen, damit alle Mitarbeitenden im Unternehmen das Verständnis für die eigene Verantwortung entwickeln. Sie brauchen das Vertrauen, dass einem Verdacht nachgegangen wird. Sonst bleibt Compliance ein zahnloser Tiger – oder, je nach Perspektive, ein Feigenblatt.

Ermittler haben Rechte – und Pflichten

Entscheidend ist, dass klar definiert ist, wie auf Verdachtsfälle reagiert werden soll und wie eine Ermittlung abläuft. Oberstes Gebot: Bei den Untersuchungen dürfen keinesfalls selber Regeln gebrochen werden. Über dem Verfahren stehen spezifische rechtliche Anforderungen (Arbeitsrecht, Datenschutzrecht, Verbandssanktionsrecht etc.), die es zu beachten gilt. Dazu gehört der Umgang mit Interviews, die Dokumentation der Recherchen oder die eigene Verschwiegenheitspflicht. Zu einem fairen Verfahren gehört außerdem, dass Mitarbeitende vor der Befragung darüber aufgeklärt werden, dass sie einen Anwalt oder den Betriebsrat hinzuzuziehen können. Außerdem müssen sie darüber informiert werden, dass sie die Auskunft verweigern können, wenn die Antworten sie belasten könnten.

Compliance-Inhalte verändern sich

Um intern zu ermitteln reicht es folglich nicht, wenn man selbst auf ein unerschütterliches Wertesystem bauen kann. Das ist sicher hilfreich. Aber die Grundlage, um eine Untersuchung erfolgreich und fair zu führen liegt darin, seine Rechte und Pflichten zu kennen. Und seine Grenzen, wann beispielsweise Ermittlungsbehörden eingeschaltet werden sollten.

Compliance ist niemals erledigt, denn Regeln, Werte und Kodexe verändern sich. Mit Hilfe smarter Schulungen, wie flexiblen, orts- und zeitunabhängigen E-Learning-Programmen, können Unternehmen sicherstellen, dass alle stets auf dem Laufenden sind. Damit gehört Compliance zur Grundausstattung erfolgreicher Unternehmen.

Der E-Learning-Kurs „Compliance“ von Datakontext hilft Ihnen einfach, schnell und flexibel, Bewusstsein für das Thema bei Ihren Mitarbeitern zu schaffen.

Beitragsbild: stock.adobe.com/Song_about_summer